IT- lahendused ei asenda inimlikku suhtlust, kuid loovad kiireks ja lihtsaks kommunikatsiooniks eelised. Kliendi ja teenuse osutaja vahelise suhtluse suurimaks komistuskiviks on tihti teadmatus, vähene tagasiside või ebatäpne probleemi kirjeldus. Tingituna nõrgast kommunikatsioonist ja ülevaate puudumisest tööde kulgemisel tekib paratamatult ebakõlasid.
Suuremad kinnisvara korrashoiu ettevõtted seisavad igapäevaselt silmitsi probleemiga, kuidas infot kliendi objektil tehtavate tööde kohta võimalikult süstemaatiliselt hallata, et töötajate liikumine objektide vahel oleks võimalikult efektiivne. Kuna kinnisvarahooldust teostava ettevõtte portfellis on tihti sadu kliente ja objekte, siis on peamine, et info ei läheks kaduma. Kiire infovahetuse peamiseks eesmärgiks on kliendi rahulolu tagamine. Kuigi esmapilgul võib olla kliendi jaoks kõige lihtsam ja mugavam lahendus oma objektil tegemist vajavast tööst anda teada telefoni või e-posti teel, on tänapäeval kasutusel oluliselt kiiremaid ja efektiivsemaid võimalusi. Inimlik suhtlus on tingimata vajalik, kuid ilma infot süstemaatiliselt töötlemata tekib paratamatult arusaamatusi, mille tõttu kaasneb paratamatult ka teenuse kvaliteedi langus.
Selle vältimiseks kasutatakse tänapäeval hoonete hooldustööde planeerimisel, lisatööde tellimisel, fikseerimisel ja raportite koostamisel üha enam IT-lahendusi, mis võimaldavad reaalajas ülevaadet nii kliendile kui ka töö teostajale. Iga regulaarse või ebaregulaarse töö sisestamine süsteemi annab võimaluse olla igal ajahetkel kursis tööde käiguga algusest lõpuni, st. millal süsteemi hooldust alustati, millal lõpetati ja milline on tulemus. Hoonete otstarbest tulenevalt võib olla ruumide kasutajate arv väga suur, mis tähendab, et tähelepanekute ja soovide ülesmärkimine peaks olema kõigile võimalikult lihtne ja ühtselt arusaadav ning hiljem mõõdetav. Online-kommunikatsioonivahendite kasutamise eeliseks on hilisem võimalus teostada analüüse, kuvada ajalugu ja seeläbi osutada kliendile veel efektiivsemat teenust.
Kuigi SOL Baltics´i objektijuhid ja kliendihaldurid külastavad hooldatavaid objekte regulaarselt on kliendiga suhtlemiseks välja töötatud elektrooniline tellimus- ja suhtluskeskkond. See võimaldab kokku hoida aega ja on abiks igapäevatöös. Klient saab süsteemi siseneda kas läbi veebi või läbi nutiseadme. Sisselogimine toimub paroolide alusel ja kasutaja näeb keskkonnas vaid seda infot, mida tema kasutajaõigused (administraator, kliendi haldusjuht, harukontori juhataja, harukontori töötaja jne) võimaldavad.
Suhtluskeskkond võimaldab vastavalt kokkulepitud struktuurile esitada tellimust, jälgida nende täitmist ja selle staatust reaalajas. Samuti tagasiside andmist ja lisatellimuste haldamist. Väga mugavaks on tehtud ka pildimaterjalide üles laadimine, mis lihtsustab tööde teostamist. Lisaks võimaldab programm ühe ja sama kanali kaudu teha täiendavaid ettepanekuid (näiteks lisatööde või hinnapakkumiste osas) ning klient saab neid omakorda kinnitada või tagasi lükata.
Näiteks ühe SOL Baltics´i hoolduses oleva hotelli lisatööde vajadus on igapäevane ja kokkulepitud struktuuri järgi lisab kliendi esindaja töötaotluse, mida ettevõtte juht saab kas kinnitada või tagasi lükata. Võimalusel lisatakse töötaotluse juurde pilt, et muuta paremaks hooldustehniku ettevalmistus töökäsu täitmiseks ja varuda mõned täiendavad tööriistad ja/või materjalid puuduse kõrvaldamiseks. Nii saab vähendada tehtavaid kulusid nagu tööaeg või transport jne. materjalide hankimiseks. Materjalide hankimine võib moodustada tehtava väikse parandustöö kulust ca poole või vahest isegi enam. See võib olla tingitud varuosa halvast kättesaadavusest, asukohast objekti suhtes või muudest sarnastest teguritest. Alguses kliendile võõrana tundunud lahendus on osutunud asendamatuks abimeheks igapäevaste tegevuste korraldamisel ja kontrollimisel. Iga hoolduslepinguga kaasneb SOL Baltics- i kliendile tarkvaralahenduse kasutusõigus.
Seega, mida rohkem hooldatavat kinnisvara, seda mõistlikum on kasutada online-haldustarkvara. Rahul on nii omanik, tegevjuht, kasutajad kui ka töö teostajad.
SOL Baltics OÜ on Baltikumi suurim kinnisvarahooldusettevõte, mille töötajad tagavad paljude Eesti tähtsaimate hoonete tehnosüsteemide korrasoleku. Lisaks kuulub SOL Baltics ka Eesti Kinnisvara Korrashoiu Liidu koosseisu omades kinnisvara korrashoiu tervikteenuse (KK****) sertifikaati.
Oled huvitatud koostöö võimalustest ühe Baltikumi suurima kinnisvara korrashoiu teenuseid pakkuva ettevõttega? Võta ühendust: myyk@sol.ee või helista +372 6 771 551.
Antud artikkel on avaldatud ka 13. novembri Eesti Ekspressi lisalehes Ärikinnisvara ja -haldus.
